Configuracion de Documentos¶
1. Proposito y Objetivos Clave¶
La seccion de Configuracion de Documentos del Backoffice permite a los Administradores definir y personalizar los tipos de documentos electronicos disponibles en el sistema GDI. Cada tipo de documento se configura como un objeto DocumentTypeDefinition que determina su identidad, comportamiento, permisos de firma y metodo de validacion legal.
Objetivos principales:¶
- Definir tipos oficiales: Establecer qué tipos de documentos pueden crear los usuarios del sistema
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Configurar firma: Determinar quién o quienes (según organigrama)y que tipo de firmas debe solicitar.
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Asegurar cumplimiento normativo: Garantizar que los documentos cumplan con las regulaciones locales
- Facilitar la gestión: Proveer plantillas listas para usar y configuraciones personalizadas
2. El Objeto DocumentTypeDefinition: Parámetros de Configuración¶
Cada tipo de documento se define mediante un único objeto de configuración. A continuación se detallan todos sus parámetros, su propósito y sus reglas.
2.1 Parámetros de Identificación (Inmutables una vez creados)¶
Estos campos definen la identidad única del tipo de documento y no pueden ser modificados tras su creación para mantener la integridad referencial y la consistencia histórica.
| Parámetro | Descripción y Uso | Validaciones / Opciones |
|---|---|---|
| tipo_documento | Categoría principal del documento según su naturaleza jurídica. Afecta la lógica de negocio subyacente. | Opciones: Acto administrativo, Documento general, Comunicación, Documento importado. |
| acronimo | Código corto y único (ej. "DECRE", "IF") que se usa en la nomenclatura oficial del ID del documento. | Formato: 2-5 caracteres mayúsculas. Validación: Único globalmente en el sistema. |
| nombre_documento | Nombre completo y descriptivo del tipo de documento que verán los usuarios. | Formato: Texto libre (máx. 40 caracteres). |
| ultimo_numero_papel | Para tipos de "Acto Administrativo", permite inicializar la secuencia numérica para mantener la correlación con sistemas previos. | Formato: Numérico (3 dígitos). Condicional: Solo visible y obligatorio para "Acto Administrativo". |
2.2 Parámetros de Comportamiento y Permisos (Modificables)¶
Estos campos definen cómo se comporta el tipo de documento y quién puede interactuar con él. Pueden ser modificados por un Administrador en cualquier momento, aunque algunos cambios solo afectarán a documentos futuros.
| Parámetro | Descripción y Uso | Validaciones / Opciones |
|---|---|---|
| descripcion | Texto breve opcional que explica el propósito del tipo de documento a los usuarios. | Texto libre. |
| habilitado_en | Define QUIÉN PUEDE FIRMAR. Es la regla de negocio más importante para la firma. La creación del documento es libre para todos, pero la firma se restringe aquí. | Opciones: • Todas las reparticiones: Cualquier titular puede firmar. • Reparticiones específicas: Solo los titulares de las reparticiones seleccionadas pueden firmar. |
| reparticiones_especificas | Lista de reparticiones autorizadas para firmar este tipo de documento. | Condicional: Visible y obligatorio si habilitado_en es "Reparticiones específicas". |
| tipo_firma | Define el método de firma requerido para garantizar la validez legal del documento. | Opciones: • Digital todos los firmantes (Máxima seguridad) • Digital solo numerador (Seguridad selectiva) • Electrónica todos los firmantes (Simplicidad operativa) |
3. Flujo de Configuración: Creando un Nuevo Tipo de Documento¶
Existen dos vías principales para configurar un nuevo tipo de documento en GDI:
3.1 Vía 1: Creación desde Cero¶
Propósito: Permite personalizar completamente un nuevo tipo de documento, adaptándolo a necesidades muy específicas de la municipalidad (ej. documentos particulares, requerimientos normativos únicos).
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Proceso:
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Selección de Vía: El administrador elige "Crear desde Cero".
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Definición de Parámetros: Se completan todos los campos del objeto DocumentTypeDefinition (identificación, comportamiento, permisos y firma).
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Validación: El sistema valida que el acrónimo no exista en ese ecosistema ni en la tabla global.
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Guardado y Activación: Se guarda el nuevo tipo, que puede quedar en estado "Borrador" para revisión o "Activo" para uso inmediato.
3.2 Vía 2: Uso de Plantillas Pre-configuradas¶
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Propósito: Ofrece tipos de documento estándar listos para usar, acelerando la implementación y aprovechando las mejores prácticas de la administración pública.
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Proceso:
- Selección de Vía: El administrador elige "Usar Plantilla"
- Selección de Plantilla: Se escoge una plantilla del catálogo (ej. "Decreto", "Informe", "Nota")
- Ajuste de Parámetros: Los campos inmutables (Acrónimo, Nombre) ya vienen definidos. El administrador solo ajusta los parámetros modificables como habilitado_en y tipo_firma según las políticas locales
- Activación: Se activa el nuevo tipo de documento
4. Gestión de Tipos de Documento Existentes¶
4.1 Estados: Activo, Inactivo, Borrador¶
- Activo: El tipo de documento está disponible en el dropdown de "Crear Documento" para todos los usuarios
- Inactivo: El tipo existe en el Backoffice pero no está disponible para crear nuevos documentos. Es útil para tipos obsoletos que aún tienen documentos asociados
- Borrador: La configuración está en proceso y no ha sido finalizada. Solo es visible en el Backoffice
4.2 Edición, Desactivación y Eliminación¶
- Edición: Se pueden modificar los parámetros de comportamiento (Sección 2.2) de un tipo existente. Los cambios en habilitado_en o tipo_firma solo afectarán a los documentos creados a partir de ese momento
- Activación/Desactivación: Se puede cambiar el estado entre "Activo" e "Inactivo" en cualquier momento
- Eliminación: Solo se pueden eliminar tipos de documento que no tengan ningún documento asociado en el sistema, para garantizar la integridad de los datos. La alternativa segura es desactivarlos
5. Catálogo de Plantillas y Tipos de Firma¶
5.1 Catálogo Detallado de Plantillas por Categoría¶
GDI incluye un catálogo de plantillas pre-configuradas para los documentos más comunes. Estas plantillas aceleran la implementación y aseguran el cumplimiento de estándares.
Normativo (Actos Administrativos)¶
| Documento | Acrónimo | Descripción | Habilitado en | Reparticiones | Último Número | Tipo de Firma |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Decreto | DECRE | Norma de carácter general dictada por el Departamento Ejecutivo | Repartición específica | INTEN | Number Input | Digital todos los firmantes |
| Resolución | RESOL | Decisión administrativa sobre un caso particular | Repartición específica | INTEN | Number Input | Digital todos los firmantes |
| Disposición | DISP | Decisión administrativa de una dirección o área específica | Repartición específica | DIREC, DIC B, etc. | Number Input | Digital solo numerador |
| Registro de Planos | PROAA | Borrador de resolución, disposición u otro acto aún no firmado | Repartición específica | SSPCG | Number Input | Electrónica todos los firmantes |
| Registro de Habilitación | ORDEN | Norma general sancionada por el Concejo Deliberante | Repartición específica | SSAP, GDPE | Number Input | Electrónica todos los firmantes |
| Proyecto de Ordenanza | PROOR | Propuesta de norma enviada al Concejo Deliberante | Repartición específica | Dpto. Ejecutivo | Number Input | Electrónica a todos |
Comunicación¶
| Documento | Acrónimo | Descripción | Habilitado en | Tipo de Firma |
|---|---|---|---|---|
| Nota | NO | Comunicación entre áreas o hacia externos | Todas las reparticiones | Electrónica todos los firmantes |
| Nota externa | NOTEX | Nota dirigida a organismos o entidades fuera de la Administración | Todas las reparticiones | Electrónica todos los firmantes |
| Memo | ME | Comunicación interna entre reparticiones del mismo organismo | Todas las reparticiones | Electrónica todos los firmantes |
Técnico (Documentos Generales)¶
| Documento | Acrónimo | Descripción | Habilitado en | Tipo de Firma |
|---|---|---|---|---|
| Providencia | PV | Constancia administrativa breve con instrucciones | Todas las reparticiones | Electrónica todos los firmantes |
| Informe | IF | Documento con información técnica, administrativa o de gestión | Todas las reparticiones | Electrónica todos los firmantes |
| Anexo | ANEXO | Documento complementario que acompaña a otro principal | Todas las reparticiones | Electrónica todos los firmantes |
| Instrumento legal | INLEG | Documento de naturaleza jurídica o contractual | Todas las reparticiones | Electrónica todos los firmantes |
| Dictamen | DICT | Opinión técnica o jurídica sobre un asunto específico | Todas las reparticiones | Digital solo numerador |
| Acta | ACTA | Documento que registra lo acontecido en una reunión o evento | Todas las reparticiones | Electrónica todos los firmantes |
| Pliego | PLIEG | Documento que establece condiciones y especificaciones | Todas las reparticiones | Digital solo numerador |
Otros¶
| Documento | Acrónimo | Descripción | Habilitado en | Tipo de Firma |
|---|---|---|---|---|
| Informe gráfico | IFGRA | Informe que incluye representaciones visuales | Todas las reparticiones | Electrónica todos los firmantes |
| Documento de test | TEST | Documento para pruebas del sistema | Todas las reparticiones | Electrónica todos los firmantes |
5.2 Personalización de Plantillas¶
Al seleccionar una plantilla, el Administrador puede ajustar:
- Reparticiones habilitadas: Cambiar qué titulares pueden firmar el documento
- Tipo de firma: Modificar el método de firma según políticas locales
- Descripción: Añadir contexto específico del municipio
- Campos no editables: Acrónimo y nombre permanecen fijos para mantener la compatibilidad
Nota: Las plantillas definen quién puede firmar, no quién puede crear el documento.
5.3 Tipos de Firma y su Validez Legal¶
La configuración del tipo de firma es crucial para determinar la validez legal y el flujo de aprobación.
| Tipo de Firma | Validez Legal | Complejidad | Uso Recomendado | Proceso |
|---|---|---|---|---|
| Digital todos | Máxima | Alta | Decretos, Resoluciones (actos de alta importancia) | Cada firmante debe tener y usar un certificado válido |
| Digital solo numerador | Alta | Media | Disposiciones, Dictámenes, Pliegos (responsabilidad legal en una autoridad) | Solo el último firmante (Numerador) usa certificado digital; los demás usan credenciales GDI |
| Electrónica todos | Media | Baja | Comunicaciones, informes, documentos operativos | Firma con credenciales GDI para todos los firmantes |
6. Relacion con la Base de Datos¶
Las definiciones de tipos de documento configuradas en el Backoffice se persisten en la tabla document_types de la base de datos. Cada parametro (tipo_documento, acronimo, nombre_documento, descripcion, habilitado_en, reparticiones_especificas, tipo_firma, ultimo_numero_papel) corresponde a un campo o conjunto de campos dentro de esta tabla. Las relaciones con reparticiones se gestionan mediante enabled_document_types_by_department y document_types_allowed_by_rank. Para mas detalles sobre la estructura de la base de datos, consulte la seccion de Base de Datos.
7. Impacto en el Sistema y Validaciones¶
6.1 Validaciones y Restricciones del Sistema¶
- Campos Obligatorios: El sistema no permite guardar una configuración sin tipo_documento, acronimo, nombre_documento, habilitado_en y tipo_firma
- Reglas de Unicidad: El acronimo debe ser único en toda la instalación. La combinación de nombre_documento y tipo_documento también debe ser única para evitar confusiones
- Validaciones Condicionales: El campo ultimo_numero_papel es obligatorio solo para "Actos Administrativos". El campo reparticiones_especificas es obligatorio solo si habilitado_en es "Específicas"
6.2 Impacto de los Cambios en los Módulos¶
Las configuraciones realizadas aquí tienen un efecto inmediato y directo en el resto del sistema:
Módulo Documentos:¶
- El dropdown de "Crear Documento" muestra instantáneamente los tipos activos
- La asignación de firmantes y el flujo de firma se rigen automáticamente por lo configurado
- El formato del encabezado y la numeración se aplican según las plantillas
Módulo Expedientes:¶
- La vinculación de documentos respeta los tipos y reglas definidos
- Las carátulas de expedientes pueden hacer referencia a los tipos de documentos que contienen
Módulo Organigrama:¶
- Los permisos de firma se validan contra los titulares de las reparticiones configuradas
- Se previene la asignación de firmantes no autorizados