Configuracion de Expedientes¶
1. Proposito de la Seccion¶
La seccion de Configuracion de Expedientes del Backoffice permite a los Administradores definir y personalizar los tipos de expedientes electronicos disponibles en el sistema GDI. Cada tipo de expediente se configura como un objeto ExpedientTypeDefinition que define su identidad, permisos de creacion, reparticion administradora y logica de numeracion.
Objetivos principales:¶
- Definir tipos oficiales de expedientes: Establecer qué tipos de trámites puede gestionar cada repartición
- Configurar reparticiones administradoras: Determinar qué área será responsable de cada tipo de expediente y cuya sigla aparecerá en la numeración oficial
- Definir permisos de creación: Especificar qué reparticiones pueden iniciar cada tipo de expediente
- Asegurar flujos administrativos: Garantizar que los expedientes sigan los procedimientos establecidos
- Facilitar la gestión: Proveer plantillas listas para usar y configuraciones personalizadas
2. El Objeto ExpedientTypeDefinition: Parámetros de Configuración¶
Cada tipo de expediente se define mediante un único objeto de configuración. A continuación se detallan todos sus parámetros.
2.1 Parámetros de Identificación (Inmutables una vez creados)¶
Estos campos definen la identidad única del tipo de expediente y no pueden ser modificados tras su creación.
| Parámetro | Descripción y Uso | Validaciones / Opciones |
|---|---|---|
| tipo_de_expediente | Nombre completo y descriptivo del tipo de trámite. | Texto libre (máx. 100 caracteres). Obligatorio. |
| acronimo (Trata) | Código corto y único (ej. "LICPUB", "OBRA") que identifica el tipo de expediente en la numeración oficial. | 3-10 caracteres alfanuméricos en mayúsculas. Único globalmente. |
2.2 Parámetros de Comportamiento y Permisos (Modificables)¶
Estos campos definen la lógica de negocio del expediente y pueden ser ajustados por un Administrador.
| Parámetro | Descripción y Uso | Validaciones / Opciones |
|---|---|---|
| motivo_del_expediente | Descripción opcional para orientar al usuario sobre el propósito del expediente. | Texto libre. |
| tipo_de_inicio | Define si el trámite es iniciado por un usuario interno del sistema o por un ciudadano externo. | Opciones: Interno (municipalidad), Externo (ciudadanos). |
| reparticiones_habilitadas | Define QUIÉN PUEDE CREAR el expediente. | Opciones: Todas, Selección Múltiple (solo reparticiones específicas). |
| seleccion_multiple | Lista de reparticiones específicas que pueden crear este tipo de expediente. | Condicional: Visible y obligatorio si Reparticiones Habilitadas es "Selección Múltiple". |
| reparticion_caratuladora | Define QUIÉN ADMINISTRA el expediente y qué sigla aparece en el número oficial. | Opciones: Repartición creadora (dinámica), Específica (fija). |
| reparticion_especifica | La repartición fija que siempre será la administradora de este tipo de expediente. | Condicional: Visible y obligatorio si Repartición Caratuladora es "Específica". |
3. Lógica de Caratulación y Reparticiones¶
Esta es la sección más crítica de la configuración, ya que define responsabilidades y la estructura de la numeración.
3.1 Diferencia Fundamental: Crear vs. Administrar¶
- Crear: Quién puede iniciar un expediente. Definido por reparticiones_habilitadas
- Administrar: Quién es el dueño responsable del expediente y cuya sigla aparece en el número oficial. Definido por reparticion_caratuladora
- Actuar: Quién puede realizar acciones específicas en el expediente (vincular documentos, etc.)
3.2 Configuración de Permisos de Creación (Reparticiones Habilitadas)¶
Todas¶
- Cualquier usuario de cualquier repartición puede crear el expediente
- Uso típico: Expedientes de gestión general (reclamos, solicitudes básicas)
Selección Múltiple¶
- Solo los usuarios de las reparticiones seleccionadas pueden crear el expediente
- Uso típico: Expedientes especializados que requieren conocimiento técnico específico
3.3 Configuración de Responsabilidad (Repartición Caratuladora)¶
Repartición creadora (Dinámica)¶
- Repartición del usuario creador = Repartición administradora del expediente
- Sigla de la repartición creadora = Aparece en el número del expediente
- Características:
- Responsabilidad distribuida: Cada área administra sus propios expedientes
- Numeración dinámica: La sigla varía según quién cree el expediente
- Uso recomendado: Expedientes de temática variada donde cada área gestiona los suyos
Específica (Fija)¶
- Repartición fija predefinida = Repartición administradora del expediente
- Sigla de la repartición específica = Siempre aparece en el número del expediente
- Características:
- Centralización especializada: Una sola área administra todos los expedientes del tipo
- Numeración fija: Siempre la misma sigla independientemente del creador
- Uso recomendado: Expedientes que requieren expertise específico o centralización
3.4 Ejemplo Práctico Completo: Habilitación Comercial¶
Configuración:¶
- Acrónimo: HABCOM
- Habilitadas para Caratular: Todas
- Repartición Caratuladora: Específica → "Dirección de Comercio (DICO)"
Flujo Operativo:¶
- Marta López (de "Mesa de Entrada") crea el expediente HABCOM
- El sistema asigna automáticamente la administración a "Dirección de Comercio"
- El expediente se numera como EX-2025-001234-TN-DICO. La sigla DICO es fija
- "Dirección de Comercio" gestiona el ciclo de vida, mientras que "Mesa de Entrada" queda como repartición actuante (puede vincular documentos)
4. Flujo de Configuración¶
Proceso Paso a Paso¶
Paso 1: Selección de Vía¶
Crear Tipo de Expediente
├── Desde Cero
│ └── Configuración completa manual
└── Desde Plantilla
└── Selección y ajuste de plantilla existente
Paso 2: Definición de Parámetros¶
- Información básica (tipo, acrónimo, motivo)
- Configuración de inicio (interno o externo)
- Alcance organizacional (reparticiones habilitadas)
- Responsabilidad administrativa (repartición caratuladora)
Paso 3: Guardado y Activación¶
- Guardar y Previsualizar: Guarda la configuración sin activar
- Dar de Alta: Activa el tipo de expediente, haciéndolo disponible para usuarios
- Editar: Modifica parámetros editables de tipos existentes
5. Plantillas Pre-configuradas¶
GDI incluye plantillas basadas en los expedientes más comunes de la administración pública municipal. Estas plantillas aceleran la implementación y aseguran el cumplimiento de procedimientos administrativos estándar.
5.1 Catálogo de Plantillas Completo¶
Contrataciones y Licitaciones¶
| Tipo de expediente | Acrónimo | Tipo de Inicio | Habilitadas | Caratuladora | Repartición Específica |
|---|---|---|---|---|---|
| Licitación Pública | LICPUB | Interno | Todas | Específica | Dirección de Compras |
| Registro de Proveedores | REGPRO | Interno | Todas | Específica | Dirección de Compras |
Tributos y Tasas¶
| Tipo de expediente | Acrónimo | Tipo de Inicio | Habilitadas | Caratuladora | Repartición Específica |
|---|---|---|---|---|---|
| Solicitud de Eximición de Tasas | EXTASA | Externo | Todas | Específica | Secretaría de Hacienda |
Obras y Construcción¶
| Tipo de expediente | Acrónimo | Tipo de Inicio | Habilitadas | Caratuladora | Repartición Específica |
|---|---|---|---|---|---|
| Permiso de Obra | OBRA | Externo | Selección Múltiple | Repartición creadora | --- |
| Permiso de Obra Menor | OBRAMEN | Externo | Selección Múltiple | Repartición creadora | --- |
Habilitaciones Comerciales¶
| Tipo de expediente | Acrónimo | Tipo de Inicio | Habilitadas | Caratuladora | Repartición Específica |
|---|---|---|---|---|---|
| Habilitación Comercial | HABCOM | Externo | Todas | Específica | Dirección de Comercio |
| Alta de Comercio Minorista | HABMIN | Externo | Selección Múltiple | Específica | Dirección de Comercio |
Servicios Públicos¶
| Tipo de expediente | Acrónimo | Tipo de Inicio | Habilitadas | Caratuladora | Repartición Específica |
|---|---|---|---|---|---|
| Solicitud de Espacio Público | ESPUB | Externo | Todas | Repartición creadora | --- |
| Solicitud de Espacio Público | ESPPUB | Externo | Todas | Repartición creadora | --- |
| Solicitud de Alumbrado | ALUM | Externo | Todas | Específica | Subsecretaría de Espacio Público |
| Reclamo de Servicios | RECSERV | Externo | Todas | Repartición creadora | --- |
Técnicos y Ambientales¶
| Tipo de expediente | Acrónimo | Tipo de Inicio | Habilitadas | Caratuladora | Repartición Específica |
|---|---|---|---|---|---|
| Pedido de Informe Técnico | INFTEC | Interno | Selección Múltiple | Específica | Dirección Técnica |
| Declaración Jurada Ambiental | DJAMB | Interno | Selección Múltiple | Específica | Medio Ambiente |
5.2 Personalización de Plantillas¶
Al seleccionar una plantilla, el Administrador puede ajustar:
- Reparticiones habilitadas: Cambiar qué reparticiones pueden crear el expediente
- Repartición caratuladora: Modificar qué repartición será la administradora y númere el expediente
- Tipo de inicio: Ajustar si es interno o externo
- Motivo: Personalizar la descripción según políticas locales
- Campos no editables: Acrónimo y tipo permanecen fijos para mantener compatibilidad
6. Relacion con la Base de Datos¶
Las definiciones de tipos de expediente configuradas en el Backoffice se persisten en la tabla record_templates de la base de datos. Los parametros de configuracion se mapean a campos de esta tabla: type_name, acronym, description, creation_channel, enabled_departments, filing_department_id. Para mas detalles sobre la estructura de la base de datos, consulte la seccion de Base de Datos.
7. Nomenclatura y Numeración de IDs¶
6.1 Formato Estándar de Numeración¶
La nomenclatura de los IDs de expedientes sigue un formato estandarizado para asegurar unicidad, trazabilidad y fácil identificación dentro del ecosistema:
EX-<AÑO>-<NÚMERO_CORRELATIVO>-<SIGLA_ECOSISTEMA>-<SIGLA_REPARTICIÓN>
│ │ │ │ │
│ │ │ │ └─→ Repartición caratuladora
│ │ │ └─→ Jurisdicción (ej. "TN" = Terranova)
│ │ └─→ Contador correlativo (ej. "123")
│ └─→ Año de creación (YYYY)
└─→ Tipo de expediente ("EX" = Expediente)
Ejemplo: EX-2025-001234-TN-DICO
6.2 Componentes del Formato¶
| Componente | Descripción | Ejemplo | Configuración |
|---|---|---|---|
| EX | Identificador del tipo (EX = Expediente) | EX | Fijo del sistema |
| 2025 | Año de creación | 2025 | Automático |
| 001234 | Número correlativo del expediente (por año) | 001234 | Configurable por tipo |
| TN | Sigla del municipio o jurisdicción | TN (Terranova) | Configuración institucional |
| DICO | Sigla de la repartición caratuladora | DICO (Dir. Compras) | Según configuración del tipo |
IMPORTANTE: La sigla de repartición que aparece en la numeración oficial siempre corresponde a la Repartición Caratuladora configurada para ese tipo de expediente, no necesariamente a la repartición del usuario que lo crea.
7. Generación Automática de Carátula¶
7.1 Proceso Automático¶
Una vez completados los datos requeridos para la creación de un expediente, el sistema genera automáticamente la carátula en formato PDF. Este proceso se realiza a través de una API interna, que construye y devuelve el documento utilizando los datos ingresados por el usuario y las configuraciones definidas en el Backoffice.
IMPORTANTE: Esta carátula es en sí misma un Tipo de documento llamado "Carátula de Expediente (CAEX)", con su propia numeración correlativa, y que coexiste con el número del expediente (EX) al que pertenece.
7.2 Información Generada Automáticamente¶
Encabezado¶
- Tipo: Carátula de Expediente (CAEX)
- Número de documento: Identificador único del informe de caratulación
- Formato: CAEX-2025-005000-TN-DGCO
- Referencia: Nro. Expediente + motivo
- Lugar y fecha: Ciudad y fecha de generación de la carátula
- Ejemplo: "Terranova, 03 de mayo de 2025"
Datos del Expediente¶
- Fecha de caratulación: Fecha del sistema al momento de crear el expediente (Ej. 03/05/2025)
- Iniciador: Indica el origen del trámite, si es interno (municipio) o externo (vecino)
- Usuario caratulador: Nombre y apellido del usuario que inicia el expediente con formato: "Nombre Apellido REPARTICIÓN#SECTOR"
- Área iniciadora: Repartición caratuladora
- Tipo de expediente: La opción seleccionada al crear el expediente
- Motivo del expediente: Texto libre ingresado por el usuario al crear el expediente
- Número de expediente: El identificador automático con formato estándar
8. Estados y Gestión¶
8.1 Estados de Tipos de Expediente¶
Activo¶
- Descripción: El tipo está disponible para crear expedientes
- Visible en: Dropdown de "Crear Expediente" para usuarios autorizados
- Acciones permitidas: Editar parámetros modificables, desactivar
Inactivo¶
- Descripción: El tipo existe pero no está disponible para crear nuevos expedientes
- Visible en: Solo en el Backoffice, no aparece en el sistema operativo
- Acciones permitidas: Reactivar, editar, eliminar (si no tiene expedientes asociados)
Borrador¶
- Descripción: Configuración en proceso, no finalizada
- Visible en: Solo en Backoffice como borrador
- Acciones permitidas: Completar configuración, activar, descartar
8.2 Transiciones de Estado¶
Borrador → [Completar configuración] → Activo
Activo ↔ [Activar/Desactivar] ↔ Inactivo
Inactivo → [Eliminar] → ❌ (solo si no tiene expedientes)
9. Validaciones y Restricciones¶
9.1 Validaciones del Sistema¶
Campos Obligatorios¶
- Tipo de expediente
- Acrónimo (único, 3-10 caracteres)
- Tipo de inicio (Interno o Externo)
- Reparticiones habilitadas para caratular
- Repartición caratuladora
Reglas de Unicidad¶
- Acrónimo: Debe ser único en toda la instalación de GDI
- Tipo + Acrónimo: La combinación debe ser única para evitar confusiones
Validaciones Condicionales¶
- Selección Múltiple: Obligatorio si "Habilitadas" = "Selección Múltiple"
- Repartición Específica: Obligatorio solo si Caratuladora = "Específica"
- Consistencia lógica: Las reparticiones habilitadas deben existir y estar activas
9.2 Restricciones de Modificación¶
Campos Inmutables (una vez creado)¶
- Tipo de expediente: Mantiene consistencia conceptual
- Acrónimo: Impacta la numeración oficial existente
Campos Modificables¶
- Motivo del expediente: Puede actualizarse para mayor claridad
- Tipo de inicio: Ajuste de políticas de acceso (Interno/Externo)
- Reparticiones habilitadas: Cambio inmediato en disponibilidad
- Repartición caratuladora: Afecta solo expedientes futuros
10. Impacto en el Sistema Operativo¶
10.1 Efecto Inmediato en Módulos¶
Módulo Expedientes¶
- Dropdown "Crear Expediente": Muestra tipos activos filtrados por repartición del usuario según configuración "Habilitadas"
- Asignación automática: Aplica lógica de repartición caratuladora configurada
- Validación de inicio: Verifica tipo de inicio (interno/externo) según configuración y tipo de usuario
- Numeración: Usa acrónimo + sigla de repartición administradora en la numeración oficial
- Carátula automática: Genera PDF con firma del creador pero asigna responsabilidad según configuración
- Reparticiones actuantes: Asigna automáticamente a la repartición creadora como actuante
Módulo Documentos¶
- Vinculación: Los documentos pueden vincularse a expedientes según tipos configurados
- Referencias cruzadas: Respeta las reglas de responsabilidad administrativa
Módulo Organigrama¶
- Permisos de creación: Filtra tipos de expediente según repartición del usuario y configuración "Habilitadas"
- Responsabilidades: Aplica automáticamente la repartición caratuladora configurada
- Validación de usuarios: Previene acceso no autorizado según configuración
10.2 Ejemplo de Flujo Completo¶
Configuración: HABCOM (Habilitación Comercial)
├── Habilitadas: Todas
├── Caratuladora: Específica → Dirección de Comercio (DICO)
└── Tipo: Externo
Flujo: 1. Ciudadano inicia trámite → Sistema crea expediente "borrador" 2. Marta López (Mesa de Entrada) toma el trámite 3. Sistema genera: EX-2025-001234-TN-DICO
Roles asignados: - Administradora: Dirección de Comercio - Actuante: Mesa de Entrada - Creadora: Mesa de Entrada (para auditoría)
Carátula: Firmada por Marta López, administrada por DICO