Casos de Uso - Modulo Expedientes¶

Que es el Modulo Expedientes?¶

El modulo de Expedientes es el contenedor digital central de GDI que organiza y gestiona el ciclo de vida completo de los tramites administrativos. Facilita la colaboracion entre areas y promueve una interaccion mas eficiente con los ciudadanos.

Un Expediente electronico (EE) es un conjunto de documentos digitales vinculados entre si que documentan un procedimiento administrativo especifico, desde su inicio hasta su resolucion, asegurando trazabilidad, transparencia y eficiencia.

GDI va mas alla del expediente tradicional, rompiendo con la logica lineal de tramitacion, habilitando flujos simultaneos, colaborativos y dinamicos entre multiples sectores.

Propuesta de Valor¶

Caracteristicas Diferenciadoras¶

Flujos no lineales: Multiples sectores pueden actuar simultaneamente sobre un expediente, eliminando cuellos de botella secuenciales
Caratula automatica con firma digital: Al crear un expediente se genera un PDF caratula firmado automaticamente, sin intervencion manual
Trazabilidad completa: Cada accion queda registrada con timestamp, usuario y sector en el historial de movimientos
Asistente AI integrado: Consultas conversacionales por expediente para resumenes, tareas pendientes y estado actual
Transferencias formales: Cambio de propiedad entre sectores con generacion automatica de Pase de Vista (PV)
Colaboracion inter-areas: Solicitudes de actuacion que permiten trabajo coordinado sin transferir propiedad

Casos de Uso Principales¶

Funcionalidad	Descripcion	Actor Principal
Creacion de Expedientes	Iniciacion de nuevos expedientes con tipo, motivo e iniciador. Genera numero unico y caratula automatica	Usuario habilitado
Generacion de Caratula	Creacion automatica de un documento PDF (CAEX) con datos del expediente, firmado digitalmente	Sistema (automatico)
Vinculacion de Documentos	Asociacion de documentos oficiales existentes al expediente, manteniendo orden cronologico	Usuario del sector administrador o actuante
Solicitud de Actuacion	Requerimiento formal a otro sector para que intervenga en el expediente	Usuario del sector administrador
Transferencia de Propiedad	Cambio formal del sector administrador del expediente con generacion de PV	Usuario del sector administrador
Asignacion de Responsable	Designacion informal de un usuario como responsable de seguimiento dentro del sector	Usuario del sector administrador
Subsanacion de Documentos	Reemplazo de un documento vinculado con justificacion, manteniendo historial	Usuario autorizado
Consulta con Asistente AI	Interaccion conversacional para resumenes, estado y tareas pendientes del expediente	Cualquier usuario con acceso
Seguimiento de Historial	Visualizacion cronologica de todos los movimientos y acciones del expediente	Cualquier usuario con acceso

Caso de Uso 1: Creacion de Expediente¶

Descripcion¶

Un usuario inicia un nuevo expediente seleccionando el tipo, ingresando el motivo y definiendo el tipo de iniciador (interno o externo). El sistema genera automaticamente el numero oficial, la caratula PDF y la firma digital.

Flujo Principal¶

sequenceDiagram
    participant U as Usuario
    participant S as Sistema
    participant PDF as PDFComposer
    participant N as Notary
    participant R2 as Cloudflare R2

    U->>S: Selecciona tipo de expediente
    U->>S: Ingresa motivo e iniciador
    S->>S: Valida permisos y datos
    S->>S: Genera numero EE-AAAA-NNNNNN-ECO-DEPT
    S->>PDF: Solicita generacion de caratula
    PDF->>PDF: Renderiza PDF con datos del expediente
    PDF->>N: Envia para firma automatica
    N->>N: Firma digital del creador
    N->>R2: Almacena PDF firmado
    R2->>S: URL del documento
    S->>S: Vincula caratula como documento 1
    S->>U: Expediente creado exitosamente

Precondiciones¶

El usuario pertenece a una reparticion habilitada para crear el tipo de expediente seleccionado
El tipo de expediente esta activo en la configuracion del BackOffice

Postcondiciones¶

Se crea el registro del expediente con numero unico
Se genera la caratula CAEX como documento oficial firmado
La caratula queda vinculada como primer documento (order_number=1)
El expediente queda asignado al sector administrador segun configuracion

Datos Requeridos¶

Campo	Tipo	Obligatorio	Descripcion
Tipo de expediente	Dropdown	Si	Seleccion del catalogo configurado en BackOffice
Motivo	Textarea (200 chars)	Si	Justificacion de la creacion del expediente
Tipo de inicio	Tab selector	Si	Interno (Municipalidad) o Externo (Vecino)
CUIT/CUIL	Text input	Condicional	Solo si el tipo de inicio es Externo
Nombre/Razon Social	Auto-complete	Condicional	Se autocompleta via API al ingresar CUIT/CUIL

Caso de Uso 2: Vinculacion de Documentos¶

Descripcion¶

Un usuario asocia documentos oficiales ya existentes en GDI al expediente. Los documentos mantienen su integridad original y se visualizan en orden cronologico de vinculacion.

Flujo Principal¶

El usuario accede a la seccion "Documentos" del expediente
Selecciona "Vincular nuevo documento"
Busca el documento por numero oficial, tipo o contenido
Previsualiza el documento seleccionado
Confirma la vinculacion
El documento aparece en la lista con su orden secuencial

Reglas de Negocio¶

Solo se pueden vincular documentos en estado signed (firmados)
Un mismo documento puede estar vinculado a multiples expedientes
El orden se asigna secuencialmente segun el momento de vinculacion
La vinculacion se registra en case_official_documents con el order_number correspondiente
Solo usuarios del sector administrador o actuante pueden vincular documentos

Caso de Uso 3: Solicitud de Actuacion¶

Descripcion¶

Un usuario del sector administrador solicita formalmente a otro sector que intervenga en el expediente. Esto genera una tarea que el sector destinatario debe atender.

Flujo Principal¶

sequenceDiagram
    participant A as Sector Administrador
    participant S as Sistema
    participant B as Sector Actuante

    A->>S: Crear nueva accion
    A->>S: Selecciona Solicitar Actuacion
    A->>S: Define sector destino y motivo
    S->>S: Registra movimiento en case_movements
    S->>B: Notifica solicitud de actuacion
    B->>S: Recibe y gestiona la tarea
    B->>S: Vincula documentos solicitados
    B->>S: Marca actuacion como completada
    S->>A: Notifica finalizacion

Campos de la Solicitud¶

Campo	Tipo	Obligatorio	Descripcion
Reparticion#Sector destino	Busqueda	Si	Sector al que se dirige la solicitud
Responsable	Busqueda	No	Usuario especifico dentro del sector
Motivo	Textarea (254 chars)	Si	Descripcion del proposito de la solicitud
Asentar en Expediente	Toggle	No	Registra formalmente la accion como documento

Reglas de Negocio¶

Solo el sector administrador puede crear solicitudes de actuacion
El sector actuante obtiene permisos temporales para gestionar la tarea
Si se asienta en el expediente, se genera un documento formal (Pase en Paralelo, Providencia Interna, etc.)
Toda solicitud de actuacion requiere un cierre formal

Caso de Uso 4: Transferencia de Expediente¶

Descripcion¶

El sector administrador transfiere la propiedad del expediente a otro sector. Esto implica un cambio formal de responsabilidad donde el sector emisor pierde permisos y el receptor se convierte en administrador.

Flujo Principal¶

El usuario accede a "Nueva accion" desde la seccion Acciones
Selecciona transferir el expediente
Define el sector destino y el motivo
El sistema genera automaticamente un Pase de Vista (PV)
El PV se firma automaticamente y se vincula al expediente
La propiedad cambia al sector receptor
El sector emisor pierde permisos de administracion
Se registra el movimiento de tipo transfer en case_movements

Reglas de Negocio¶

Solo el sector administrador actual puede transferir
Se genera automaticamente un documento PV (Pase de Vista) firmado
El PV se vincula al expediente como parte del historial
El sector emisor pierde todos los permisos de gestion
El sector receptor se convierte en el nuevo administrador

Accion Irreversible

La transferencia cambia formalmente la propiedad del expediente. El sector emisor no podra gestionar el expediente despues de la transferencia, salvo que reciba una nueva solicitud de actuacion o se le transfiera nuevamente.

Caso de Uso 5: Asignacion de Responsable¶

Descripcion¶

Dentro del sector administrador, se designa un usuario como responsable del seguimiento y gestion del expediente. Es una asignacion informal que no modifica permisos formales.

Flujo Principal¶

El usuario accede a la opcion "Asignar" desde la vista del expediente
Busca y selecciona al usuario responsable por nombre o rol
Confirma la asignacion
El expediente aparece en la pestaña "Mis Expedientes" del usuario asignado

Reglas de Negocio¶

La asignacion es un dato informativo, no modifica permisos formales
Solo se pueden asignar usuarios que pertenezcan al sector administrador
Un expediente puede tener un unico usuario asignado a la vez

Caso de Uso 6: Subsanacion de Documentos¶

Descripcion¶

Un usuario reemplaza un documento previamente vinculado al expediente cuando se detecta un error. El documento original se marca como SUBSANADO y se requiere vincular un documento que justifique la accion.

Flujo Principal¶

El usuario accede a "Acciones" en la seccion Documentos
Selecciona el documento a subsanar
Carga la nueva version del documento
Vincula un documento de justificacion
El documento original cambia a estado SUBSANADO
La nueva version y la justificacion quedan vinculadas al expediente

Reglas de Negocio¶

El documento original no se elimina, cambia su estado a SUBSANADO
Es obligatorio vincular un documento de justificacion
Se mantiene la trazabilidad completa del cambio
El historial registra quien, cuando y por que se realizo la subsanacion

Caso de Uso 7: Consulta con Asistente AI¶

Descripcion¶

El usuario interactua con un agente de inteligencia artificial integrado en el expediente para obtener resumenes, consultar estado, listar tareas pendientes y realizar preguntas sobre el contenido del expediente.

Funcionalidades del Asistente¶

Capacidad	Descripcion	Ejemplo de Consulta
Resumenes	Genera un resumen del estado actual del expediente	"Resume el estado actual del expediente"
Tareas pendientes	Lista las actuaciones pendientes y sus responsables	"Que tareas estan pendientes?"
Historial	Describe los movimientos y acciones realizadas	"Que paso con este expediente esta semana?"
Documentos	Informa sobre documentos vinculados y su estado	"Cuantos documentos tiene el expediente?"
Consulta contextual	Responde preguntas basadas en el contenido del expediente	"Quien solicito la ultima actuacion?"

Reglas de Negocio¶

Cada usuario tiene su propio chat privado con el asistente
El asistente solo accede a informacion del expediente al que esta vinculado
No expone datos de otros usuarios o expedientes no autorizados
Las interacciones quedan registradas para auditoria

Caso de Uso 8: Descarga del Expediente¶

Descripcion¶

Un usuario descarga una copia completa del expediente en formato comprimido (.zip) que incluye todos los documentos vinculados en formato PDF.

Flujo Principal¶

El usuario accede a la seccion "Acciones" del expediente
Selecciona "Descargar"
El sistema genera un archivo .zip con todos los documentos
Se descarga el archivo al equipo del usuario

Estados del Expediente¶

El expediente gestiona su ciclo de vida a traves de tres estados principales:

stateDiagram-v2
    [*] --> active: Creacion
    active --> active: Transferencia / Actuacion
    active --> inactive: Pausa
    inactive --> active: Reactivacion
    active --> archived: Cierre
    inactive --> archived: Cierre
    archived --> [*]

Estado	Descripcion	Acciones Permitidas
`active`	Expediente en tramite activo	Todas las operaciones: vincular, transferir, solicitar actuacion, asignar
`inactive`	Expediente pausado temporalmente	Solo consulta y reactivacion
`archived`	Expediente cerrado y archivado	Solo consulta de lectura

Modelo de Datos Involucrado¶

Las principales tablas que soportan los casos de uso del modulo:

Tabla	Proposito
`cases`	Registro principal del expediente (numero, titulo, estado, sector administrador)
`case_movements`	Historial completo de movimientos (creacion, transferencia, asignacion, vinculacion)
`case_official_documents`	Relacion entre expedientes y documentos vinculados (con order_number)
`case_templates`	Plantillas de tipos de expediente configuradas en BackOffice

Referencia Completa

Para el detalle completo del modelo de datos, consultar la seccion Modelo de Datos del Expediente.

Integraciones del Modulo¶

El modulo Expedientes se integra con los siguientes componentes del sistema:

Componente	Integracion
Modulo Documentos	Vinculacion bidireccional de documentos oficiales
PDFComposer	Generacion automatica de caratulas y Pases de Vista
Notary	Firma digital automatica de caratulas y PV
Cloudflare R2	Almacenamiento de PDFs generados
GDI-AgenteLANG	Asistente AI conversacional por expediente
BackOffice	Configuracion de tipos de expediente y reparticiones